INTRODUÇÃO
Este documento irá lhe ajudar a fazer uma rescisão.
Lembrando sempre que cada rescisão tem suas particularidades, acordos, ou seja, vamos aqui exemplificar algumas situações as quais irão lhe ajudar ou dar embasamento para que você consiga sozinho fazer uma rescisão do começo ao fim, desde o levantamento de débitos quando ainda o contrato está em Administração, até o fechamento da rescisão, quando há a finalização da mesma.
Levantamento de Débitos:
Antes de mudar a situação do contrato para rescindido (iremos ver a seguir neste documento) você pode já abrir a tela de rescisão (Menu Lançamentos/Rescisão) selecionar a opção de filtro contratos ativos e buscar/localizar o contrato em questão e, por exemplo, colocar a data de notificação e por quem a imobiliária foi notificada, bem como, também já ir fazendo o levantamento dos débitos do imóvel caso necessário.
Obs.: para inserir a data de notificação, basta clicar antes no botão “Alterar” e inserir os dados destacados no retângulo vermelho.
Caso você já queira inserir ou fazer um levantamento prévio dos débitos, basta clicar posteriormente ao botão “Alterar”, logo em seguida clicar no botão “Calcular Valores”. O sistema irá abrir uma tela pedindo a data de rescisão para calcular multa, juros e prórata, mesmo que ainda não tenha chegado o dia, você pode colocar a data que o locatário mencionou que vai sair, logo em seguida o sistema irá abrir uma outra tela, solicitando que você selecione o último aluguel a ser cobrado, basta você selecionar e clicar no botão OK, que o sistema irá apresentar os valores conforme demonstrado na figura acima.
Caso tenha necessidade de enviar para o locatário a composição da dívida, basta clicar no botão “Imprimir”.
Preparando o contrato:
Para mudar a situação do contrato para rescindido, basta você clicar no botão de “Alterar Dados Contratuais”. Lembrando que este botão (figura abaixo) só irá aparecer quando você estiver na tela de contrato propriamente dito.
Logo em seguida alterar o campo Situação do Contrato para Rescindido. Por fim, clique em Confirmar.
Quando você clicar no botão confirmar, irá aparecer a mensagem abaixo, clique em “Sim”.
Posteriormente o sistema irá apresentar uma outra mensagem dizendo que o imóvel irá voltar para ativo e que não estará gerando o código de chaves, ou seja, quando um contrato é rescindido, o captador ou o próprio corretor tem que ligar para o proprietário do imóvel para confirmar valores, características e até mesmo verificar se as fotos estão de acordo, em resumo, fazendo uma nova captação para atualização dos dados. Pois para você cliente que utiliza o exportador para atualizar seu site, É IMPRESCINDÍVEL fazer a atualização dos dados, principalmente o valor do imóvel, pois o imóvel pode ter ficado 5 anos alugado, e neste tempo o mesmo sofreu reajustes, e o cadastro do imóvel é do dia em que foi feito a captação.
Depois o sistema mostra uma tela perguntando se deseja mudar o local de cobrança para não emitir boletos, ou seja, caso você emite boletos pelo sistema, clique no botão “Sim” que o sistema irá lá no financeiro do contrato, alterar o campo Local para 000 (carteira).
Abaixo fica destacado em vermelho o campo local, alterado automaticamente pelo sistema.
Já na tela de contrato, o sistema também coloca no campo “Local de Cobrança” Carteira e a situação fica gravada como rescindido.
Fazendo uma rescisão, Lançando encargos, gerando parcelas, recebendo, repassando e finalizando:
Para iniciar os cálculos da rescisão, primeiramente, clique no botão “Alterar”, logo em seguida informe no campo “Entrega de chaves” no canto superior direito, se teve entrega ou sem entrega de chaves e caso tenha tido a entrega das chaves, basta informar a data.
Clique no botão “Calcular Valores”. Assim que clicar neste campo o sistema irá abrir uma nova tela (figura abaixo) para você informar a data efetiva da rescisão. Vale lembrar que está data é a data base que o sistema irá utilizar para cálculo de Multa, Juros e Prorata, logo em seguida clique no botão “Confirmar”.
Posteriormente o sistema também abrirá uma nova tela (figura abaixo) para que você selecione o último aluguel a ser cobrado.
Repare no nosso exemplo que o aluguel vence dia 09/08/2021 e a data da rescisão foi inserida dia 11/08/2021, ou seja, o sistema irá calcular dias de prórata.
Explicações dos cálculos feitos pelo sistema na figura acima destacado em vermelho:
O sistema está cobrando o valor do aluguel cheio e também calculou (figura acima) multa e juros, pois o nosso exemplo o locatário está pagando o aluguel em atraso e juros.
Já no campo acréscimo tem um valor, onde provavelmente já tenha sido feito um lançamento de eventos. Já no campo “Multa Contratual” o sistema está cobrando o valor referente a 3 alugueis, haja vista que o locatário está saindo antes de completar os 12 meses.
Como já havia mencionado, está também sendo cobrado 3 dias de prorata, valor por dia e a somatória e no campo “Saldo” o valor total que o locatário terá que pagar, mas é claro, pode haver ainda, pintura, laudo de vistoria, ou qualquer outro evento que seja necessário inserir na rescisão.
Logo em seguida, clique no botão “Gerar Lanctos” para o sistema distribuir estes valores na outra aba que veremos a seguir.
Lançamentos Inquilino:
Será neste aba que você irá lançar os demais valores que houver necessidade, bem como, o sistema desmembra em lançamentos os valores apurados na primeira aba.
Na grade de Lançamento para o Inquilino, podemos incluir novos eventos, clicando no botão “Incluir”, bem como, fazer alterações nos valores já calculados pelo sistema ou até mesmo excluir um lançamento qualquer.
Você também pode imprimir este levantamento, caso não tenha mais nada que deseje lançar e enviar para o locatário ficar ciente dos itens que ele terá que estar acertando/pagando.
Vamos dividir os recursos da tela acima para facilitar a explicação de cada botão na tela.
Incluir: Será neste botão que você irá inserir (caso necessário) novos lançamentos, por exemplo, vistoria, pintura do imóvel, em resumo, qualquer lançamento que não tenha sido já contemplado nos valores apurados automaticamente pelo sistema;
Obs.: selecione no totalizador sempre acréscimos ou descontos quando você não terá percentual de administração, caso você selecione Multa, Juros ou aluguel será descontado sua taxa de administração.
Alterar: Basta selecionar qualquer lançamento da tela, clicar no botão alterar e alterar o lançamento propriamente dito, como por exemplo, o campo valor, ou adicionar uma observação, caso necessário no lançamento que já tenha sido apurado pelo sistema;
Excluir: Irá excluir um lançamento que esteja previamente selecionado;
Desmembramento: é muito utilizado quando você quer dividir em parcelas iguais o saldo da vistoria para o locatário pagar. Em resumo, basta você selecionar, cada lançamento e se o locatário quer dividir o valor total da rescisão em 5, por exemplo, marque cada lançamento e clique no botão desmembramento, logo em seguida o sistema irá perguntar em quantas vezes quer desmembrar digite a quantidade correspondente, conforme mostra a figura abaixo:
Depois de confirmar o desmembramento, o sistema automaticamente irá gerar 5 lançamentos de R$600,00 que em resumo é dividir os R$3.000,00 que é no nosso exemplo (figura acima) o valor total de multa da contratual.
Lançar na Prévia: Você utilizará este recurso quando as parcelas da prévia já tiverem sido criadas, caso a parcela não tenha sido criada este botão fica desabilitado;
Selecione na grade superior onde ficam os lançamentos e selecione na grade inferior a parcela que deseja vincular o lançamento.
Estorno Lançamento: Só será possível estornar um lançamento (lançar na Prévia, tópico explicado acima), se ainda a parcela gerada na prévia não ter sido gerada na aba financeira do contrato, caso você já tenha gerado efetivamente a parcela lá no financeiro do contrato (apertando o botão Gerar Receber que veremos a seguir) será possível estornar e lançar, por exemplo, em uma outra parcela o lançamento previamente selecionado;
Assim que concluir os lançamentos da rescisão, você deverá clicar no botão “Nova Prévia do Receber”, onde o sistema irá perguntar primeiramente a quantidade de parcelas a serem geradas.
e logo após uma outra tela perguntando qual será a data do primeiro vencimento das parcelas da rescisão.
Após confirmar, o sistema mostrará as informações conforme destacado abaixo.
Repare que os valores das parcelas estão zerados, bem como a coluna “I” está como “N”.
Em resumo, o sistema apenas gerou as prévias, ainda não foi gerado nenhuma parcela lá no financeiro do contrato. Você saberá se as parcelas ou se tem parcelas geradas lá no financeiro do contrato se o campo destacado em vermelho na figura acima estiver como “S”.
O sistema não divide automaticamente em parcelas iguais, pois entende-se que na rescisão você precisa primeiramente, pagar as contas do imóvel, como por exemplo, Luz, água, IPTU, vistoria, etc, para somente após as contas de consumos pagas você receber alugueis e seus encargos. Caso precise dividir em partes iguais, leia o item desmembramento citado acima.
Gerando as parcelas no financeiro do contrato:
Primeiramente selecione na grade inferior o primeiro vencimento, logo em seguida clique no botão “Gerar Receber”, logo depois é só confirmar clicando no botão “Sim”, conforme mostra a figura abaixo.
Repare que agora na coluna “I” ficou a letra S, ou seja, esta parcela já foi criada lá no financeiro do seu contrato.
Para criar as demais, marque cada uma, logo em seguida clique no botão “Gerar Receber”.
Obs.: O botão ”Estornar Receber”, serve para você estornar/excluir a parcela gerada lá no financeiro do contrato, para que possa fazer um ajuste, inserindo mais lançamentos ou excluindo lançamentos indevidos.
Caso queira ver como ficou essas parcelas lá no financeiro do seu contrato, basta clicar no botão “Contratos” na parte inferior da tela.
Recebimento de Inquilino:
Nesta aba é onde você vai poder dar baixa da parcela da rescisão no caixa, em resumo, as parcelas de rescisão não aparecem para serem dada as baixas lá no Lançamentos/Recebimento de Inquilino, mas caso seu locatário tenha depositado, transferido o valor para sua conta, lembre-se que a baixa tem que ser feito lá em Cobrança Bancária / Baixa Bancária Manual, desta forma o sistema irá dar entrada do valor na sua conta e não no seu caixa.
Para dar baixa em uma parcela é bem simples, basta selecionar a parcela e clicar no botão “Baixar Parcela Selecionada”
Posteriormente clicando no botão “Baixar F5” o sistema irá mostrar o recibo do locatário.
Proprietário, imobiliária e Terceiro:
Será através desta aba que você terá que gerar manualmente o repasse do proprietário, pois quando o contrato está em rescisão o sistema não gera automaticamente o repasse, pois você já pode inclusive deixar/gerar os provisionamentos de pagamentos para seu proprietário, mesmo sem ter recebido um aluguel. A diferença é que se clicar para gerar um repasse e já tiver recebido o aluguel, o sistema preenche todos os campos automaticamente, caso ainda não tenha recebido, você terá que preencher manualmente.
Para gerar o ou os repasse, basta clicar no botão “Gerar Parcela de Repasse”, logo em seguida o sistema irá mostrar uma tela no centro onde você deve apenas selecionar/vincular a qual recebimento você quer gerar este repasse, como já foi dito acima, caso já tenha recebido do locatário o sistema irá preencher automaticamente os campos.
Após o repasse gerado, é nesta tela que você define nos lançamentos feitos, o que será repassado para o proprietário e descontado administração, também é aqui onde você vai provisionar os pagamentos para os terceiros e valores que serão retidos para a imobiliária.
Na grade superior ficam os repasses e na grade inferior os lançamentos.
Selecione na grade inferior cada lançamento e logo em seguida clique no botão “Definir Pagamento”. O sistema irá abrir uma tela no centro (figura abaixo) onde será ali que você deverá definir o tipo de lançamento.
Definido o tipo de lançamento, clique no botão “Próximo”, que o sistema a tela abaixo, posteriormente é só clicar em finalizar.
Caso o tipo de lançamento seja para pagar um terceiro, como por exemplo, uma Vistoria, IPTU, reformas, etc, selecione o lançamento, clique no botão “Definir Pagamento” e na tela que abrir marque a opção pagamento de terceiros. Perceba que quando você marca esta opção, alguns outros campos ficam inabilitados, basta clicar depois em “Próximo”
Logo em seguida insira a data que tem que pagar o fornecedor, bem como, o próprio fornecedor clicando no botão de lupinha.
Caso o evento não tenha sido cadastrado, o sistema irá solicitar para inserir o evento referente ao pagamento que deseja provisionar.
Lembrando novamente que todos os lançamentos se defini para quem é o pagamento. Após a conclusão da definição, seus lançamentos do repasse gerado ficarão conforme mostrado na figura abaixo.
Observe que nesta aba temos também mais 3 sub-abas que irão lhe mostrar separadamente o que foi do repasse previamente selecionado o que foi provisionado para terceiro e o que ficará retido para a imobiliária.
Resumo de Fechamento
Este recurso irá lhe mostrar (mesmo você ainda não tendo recebido e nem repassado tudo) o resumo do fechamento até o momento.
Você também pode estar imprimindo este fechamento a qualquer momento, clicando no botão “Imprimir Resumo”.
Também será nesta aba que você encontrará dois dos recursos mais importantes da vistoria que são os botões “Ajustar Parcelas” e o botão “Finalizar Rescisão”.
O botão “Ajustar Parcelas”, irá excluir as parcelas em aberto do seu contrato. É importante utilizar este recurso para que seu contrato que foi rescindido não fique com parcelas em aberto, a não ser as que já fazem parte da negociação referente a rescisão. Quando você não utilizar este recurso de apagar as parcelas em aberto dos contratos rescindidos, a sua inadimplência fica inconsistente.
Clicando neste botão o sistema primeiramente vai pedir a senha mestre, logo em seguida, mostrará uma mensagem (figura abaixo), basta clicar no botão “Sim” que o sistema irá apagar as parcelas em aberto que não fazem parte da rescisão.
Apenas para exemplificarmos seu contrato ficará com as parcelas da rescisão destacadas em vermelho, conforme mostra a figura abaixo.
Já o botão “Finalizar Rescisão” é para quando a rescisão se encerra, não sendo mais possível nenhuma manutenção e ou ajustes de parcelas por exemplo.
Observações:
Existem alguns comportamentos que podem estar diferentes na sua imobiliária, pois o sistema trabalha de acordo com as parametrizações realizadas ou melhor, com os parâmetros que foram ou estão marcados/selecionados
Também é possível parametrizar o sistema para excluir parcelas já enviadas ao banco caso você prefira.
Para quem trabalha com emissão de boletos: por padrão o sistema não gera boleto para parcelas em rescisão, mas é possível habilitando parâmetros, bem como, dar as baixas automáticas no momento de processar o arquivo de retorno.
Para habilitar, desabilitar ou até mesmo saber/entender o motivo de um comportamento e cálculo do sistema, basta entrar em contato com o time de suporte.
