INADIMPLÊNCIA
Será através deste recurso que você fará sua cobrança, pois nele o sistema lhe permitirá saber os valores devidos atualizados, bem como, extrair relatórios, gerar cartas de cobranças, dentre outros.
O colaborador (a) responsável por este departamento de cobrança, conseguirá fazer tudo através da mesma tela, como consultar os dados do telefone do locador, locatário, fiador, contrato e até mesmo abrir um sinistro.
A seguir iremos entender os filtros e informações contidas neste módulo.
CONSULTANDO O RELATÓRIO
Para acessar a tela de inadimplência entre no menu consultas/Controle de Inadimplência (Operacional), conforme mostra a figura abaixo:
Faça o filtro desejado e clique no botão “Filtrar”, onde o sistema trará as informações na tela, conforme mostra a figura abaixo.
Vamos agora conhecer cada filtro da tela de inadimplência.
Explicação dos campos e filtros na parte superior da tela:
Data Base p/ Cálculo: o sistema sempre trará a data do dia em que você está tirando o relatório, ou seja, é a data base onde o sistema faz o cálculo de multa e juros;
Todas as situações?: este campo é um filtro. Onde você pode filtrar por exemplo, apenas os contratos ativos (em administração conforme demonstra a figura acima, mas também é possível tirar uma inadimplência dos contratos rescindidos ou até mesmo que estão no Jurídico;
Período de Vencimento: aqui é o filtro onde você terá que informar a data que deseja visualizar se possui alguma inadimplência. Lembrando apenas para você tomar cuidado em não tirar um relatório do dia, pois seu cliente tem até as 23:59 para poder pagar o boleto;
A dica é: diariamente, após processar o arquivo de retorno do banco logo pela manhã, tirar um relatório do dia anterior para saber quem deveria ter pago o aluguel e ainda não pagou;
Filtrar por dia Vencto: Aqui você pode utilizar para ver todos os contratos que vencem o aluguel dia 10, por exemplo;
Todos os Locais de Cobrança: Apenas um filtro que você pode utilizar caso queira ver apenas os inadimplentes que pagam em carteira (direto na imobiliária), ou apenas os clientes que pagam boleto do banco ITAU, e assim por diante. Para isso, basta desmarcar e selecionar o banco desejado para fazer o filtro;
Todas as Cart. Administrativas?: Caso você trabalhe com diferentes carteiras administrativas no contrato, aqui você pode filtrar a inadimplência, apenas da carteira A, por exemplo;
Todas as Fianças: Este é um outro filtro, caso você queira filtrar apenas os contratos com seguro fiança, por exemplo, para poder abrir um sinistro, ou deixar marcado todas que o sistema ignora o tipo de fiança e mostra todos, conforme o exemplo acima;
Boleto Emitido: apenas um filtro para visualizar por exemplo, apenas a inadimplência de quem foi enviado boleto;
Todos os Proprietários: caso queira filtrar os inquilinos de um proprietário específico, basta desmarcar e procurar este proprietário. O sistema sempre traz marcado, ou seja, todos. Desta forma vai trazer os contratos de todos os proprietários os quais seus locatários estão inadimplentes dentro de um período previamente selecionado;
Todos os Inquilinos: caso queira filtrar um inquilino específico, desmarque e localize o inquilino clicando na lupa, posteriormente informar o período desejado e mandar filtrar. Lembrando que o sistema sempre traz marcado, ou seja, todos os inquilinos;
Após selecionar os filtros desejados, basta clicar no F6 do seu teclado ou clicar no botão “Filtrar” no canto superior direito que o sistema irá apresentar a sua lista de inadimplentes.
Explicação dos botões na parte inferior da tela:
Estes recursos são para facilitar ao máximo o colaborador (a) que trabalha com a cobrança dentro da imobiliária, pois deixamos a mão, todos os dados que irão precisar acessar, não sendo necessário ficar fechando e abrindo telas.
Imprimir: Antes de clicar no botão imprimir é necessário primeiramente selecionar na grade quais registros deseja imprimir. Caso queira imprimir todos, basta clicar com o botão direito do mouse na tela e marcar todos. Logo em seguida, clique no botão “Imprimir”.
Obs.: normalmente deixamos configurado alguns modelos de cartas que sugerimos, mas nada impede de adequarmos conforme sua necessidade. E caso não venha a utilizar um ou outro relatório, só solicitar para nosso suporte que faremos a retirada do mesmo, deixando as opções de impressão digamos mais limpas, somente as opções que você irá utilizar.
Excel: Este botão serve para exportar o que está no resultado da grade para o excel, mas para isso exige uma senha mestre, ou seja, quando clicar no botão excel vai abrir uma tela solicitando a senha mestre, digite e clique no botão OK, logo em seguida o sistema pergunta onde quer salvar.
Como pode ver abaixo o sistema exporta exatamente o resultado inclusive com a ordem dos campos configurados.
Locatário: Selecione previamente na lista o locatário que deseja consultar as informações, posteriormente clique neste botão, onde irá abrir a tela de cadastros de inquilino;
Fiador: Selecione previamente na lista o fiador que deseja consultar as informações, posteriormente clique neste botão, onde irá abrir a tela de cadastros de fiador;
Locador: Selecione previamente na lista o locador que deseja consultar as informações, posteriormente clique neste botão, onde irá abrir a tela de cadastros de locador/proprietário;
Contrato: Selecione previamente na lista o contrato que deseja consultar as informações, posteriormente clique neste botão, onde irá abrir a tela de contrato, lembrando que você também pode caso esteja fazendo uma cobrança, criar uma ocorrência, deixando assim, registrado quantas vezes já ligou para essa pessoa;
Sinistro: você poderá abrir um sinistro direto da tela aqui de inadimplência, para isso selecione o contrato que deseja abrir o sinistro e clique neste botão.
Observações Importantes:
O passo a passo do funcionamento do módulo de sinistro, encontra-se no manual referente a este módulo.
Para imobiliárias que utilizam cobrança bancária (emissão de boleto):
Temos um recurso disponível que podemos parametrizar para que nosso sistema faça a cobrança automaticamente por e-mail a partir de 5 dias de vencido. Também temos um recurso que avisa 5 e 2 dias antes do vencimento.
Entre em contato com nosso time de suporte e saiba mais.
Quando na ligação com seu cliente o mesmo fala que vai acertar até o dia “X”, basta clicar duas vezes na grade ou no botão direito e na opção “Previsão de Pagamento”, logo em seguida o sistema irá abrir a tela abaixo.
Aqui nesta tela você pode estar inserindo a nova data prevista de pagamento, bem como, o nome do contato e um novo e-mail caso tenha necessidade e é importante também registra uma observação, conforme demonstra a figura abaixo.
Após preencher os campos, basta clicar no botão “Confirmar Previsão?” que nosso sistema web não irá mais enviar o e-mail de cobrança, até a data prevista de recebimento.
O sistema também gera uma marcação (figura abaixo) no cliente que você confirmou a previsão de recebimento.
IMPORTANTE:
Orientamos sempre quando fizer uma cobrança, registrá-la nas ocorrências do contrato, para isso, basta clicar no botão “Contrato” que está na tela, ir na aba de Ocorrências e cadastrar uma nova ocorrência, informando com quem falou e o que foi combinado, mantendo assim também um histórico para saber, por exemplo, quantas vezes já falou/cobrou este cliente especifico.
O sistema gera uma ocorrência automática a cada vez que você imprime uma carta de cobrança, entenda, o sistema gera automaticamente se você na impressão selecionar uma opção de relatório que contenha a palavra Carta, qualquer outro relatório, não gera ocorrência automaticamente.
*Caso prefira baixar o arquivo em PDF, clique no link abaixo e boa leitura.
