INTRODUÇÃO
Este documento tem como objetivo, ensinar como fazer a renovação e reajuste dos contratos em administração dentro do sistema.
De maneira simples e rápida você tem acesso a estes dois recursos na mesma tela do sistema, facilitando assim o seu dia a dia.
Normalmente estes recursos são atividades mensais nas imobiliárias, orientamos que todo começo de mês vejam os contratos a serem renovados, bem como, reajustados.
Explicaremos a seguir como tirar os relatórios, emitir cartas de reajustes bem como, renovar e reajustar propriamente dito.
- Renovação
Para acessar a tela, entre no menu Controles/Manutenção Contratual (Renovação e Reajuste), conforme mostra a figura abaixo:
O sistema sempre irá trazer primeiramente a opção Renovação, pois, precisamos antes saber os contratos para serem renovados (gerar novas parcelas) para depois podermos reajustá-los, pelo simples motivo que essas duas situações podem coincidir, sendo assim, gera-se as parcelas para depois renová-las.
Você deverá colocar no campo período o mês vigente, do dia 01 ao 30/31, por exemplo. Logo em seguida clicar no botão “Filtrar”, pois alguns filtros já veem previamente selecionados, mas vamos entender cada um deles a seguir:
Obs.: No exemplo abaixo, vou usar um período maior para trazer mais informações
Explicação dos campos e filtros na parte superior da tela:
Contratos com: Neste campo, você poderá alternar entre os contratos que serão Renovados, e clicando neste campo, você pode alterar para visualizar os contratos a serem Reajustados;
Todas as carteiras Administrativas: Caso você trabalhe lá nos contratos você atribui a uma carteira “X” é neste campo que você poderá filtrar para aparecer apenas os contratos da carteira “X”;
Fiança: Outro campo de filtro, onde você poderá estar selecionando os contratos com um tipo de fiança específico;
Opções:
Executar também nos contratos do Jurídico: marcando está opção o sistema irá listar também (caso exista é claro) os contratos que estão com situação Jurídico;
Mostrar Parâmetro na Renovação: Orientamos para que deixem sempre marcado, desta forma, assim que você clicar no botão “Renovar” o sistema irá trazer a tela abaixo, caso contrário, o sistema já irá renovar sem mostrar a tela abaixo para conferência.
Imprimir: Para imprimir a listagem que está na tela, basta clicar com o botão direito na grade e selecionar a opção Marcar Todos, logo em seguida clicar no botão imprimir e selecionar a opção “Renovação”, conforme mostra a figura abaixo:
Logo em seguida o sistema irá mostrar na tela a listagem (figura abaixo), onde você pode estar conferindo as informações ou clicando na “impressorinha” para fazer a impressão propriamente dita.
Excell: Idem ao recurso de cima, após o filtro basta clicar no botão “Excell” que o sistema irá exportar todas as informações que tem na grid, bem como, os resultados para o excell.
Locatário, Fiador e Contrato: clicando sobre o recurso desejado o sistema irá abrir a tela de cadastro, respectivo ao botão que você clicou, ou seja, dentro desta tela, você não tem que ficar fechando e abrindo outras telas, pois todas as informações que você precisa seja para renovar ou reajustar estão aqui.
Renovar: é neste botão que você terá que clicar para fazer a renovação propriamente dita, após clicar neste botão, o sistema irá mostrar a tela abaixo, com os parâmetros do contrato. Normalmente você não terá que fazer e/ou clicar em nada, bastando apenas conferir e clicar no botão “OK”. Mas é claro, caso haja necessidade, você poderá estar alterando por exemplo, no campo Qtde Parcelas e Vigência, colocar a nova quantidade de meses caso tenha mudado/alterado por solicitação do locatário, por exemplo, bem como, caso necessite acrescentar a tarifa de boleto, marque a opção na tela abaixo e clicar no botão “OK” da tela para efetuar a renovação.
Após clicar no botão “OK” irá aparece a tela abaixo com a confirmação do término de cada renovação. Novamente, clique no botão “OK”
2. Reajuste
Na mesma tela, para você poder ver quais são os contratos que possuem reajuste, basta alterar o combo marcado em vermelho na figura abaixo para Reajuste.
Você deverá colocar no campo período o mês vigente, do dia 01 ao 30/31, por exemplo. Logo em seguida clicar no botão “Filtrar”, pois alguns filtros já veem previamente selecionados como já mencionamos e explicamos no item de renovação.
Obs.: No exemplo abaixo, vou usar um período maior para trazer mais informações
Mas antes, precisamos fechar a tela acima e alimentar a tela onde contém os índices de reajuste, vamos lá:
Acesso o menu Tabelas / Imóvel / Contrato / índice de reajuste, conforme mostra a figura abaixo.
Após clicar no menu indicado o sistema irá abrir a tela abaixo, onde você pode cadastrar outros tipos de reajustes caso tenha necessidade, clicando no botão Incluir.
Caso já tenha cadastrado como é nosso exemplo acima, então, selecione o índice desejado e clique na aba “Vigência”, logo em seguida clique no botão “Incluir” para inserir no sistema o índice do mês que está fazendo o reajuste dos aluguéis, conforme mostra a figura abaixo. Lembrando sempre que é o acumulado. Caso o índice esteja dando negativo e você não queira inseri-lo, pode colocar zero.
Após cadastrar os respectivos campos da tela acima, clique no botão “Confirmar” para gravar e depois pode fechar a tela e voltar para a tela de Renovação/Reajuste.
Estando na tela de Reajuste (figura acima) basta clicar com o botão direito na grid e selecionar a opção “Marcar Todos”, posteriormente, clicar no botão “Imprimir”. Você tem duas opções quando se trata de reajuste, imprimir a listagem já com o cálculo do percentual de reajuste cadastrado lá nos índices de reajuste conforme já vimos e também imprimir a carta de reajuste (gerar um pdf e você enviar individualmente por e-mail, whats, etc.).
Para imprimir a listagem, clique no botão “Imprimir” depois na opção Relatório/Modelo01.
Logo em seguida o sistema o sistema irá mostrar a tela de impressão onde você tem a opção de imprimir propriamente dito ou visualizar na tela.
Observe na figura acima destacado em verde que o sistema mostra a listagem já com o percentual que foi cadastrado lá na tabela de índice de reajuste.
Normalmente as imobiliárias tiram esta listagem e enviam as cartas de reajustes para seus locatários através de email, whats, etc.
Para imprimir a carta, basta clicar no botão imprimir, logo em seguida escolha o Modelo 02
Na próxima tela que abrir, procure por Carta de Reajuste conforme mostra a figura abaixo:
Após selecionar Carta de Reajuste, clique no botão Imprimir que o sistema vai mostrar na tela sua carta de reajuste. Caso você queira fazer alguma alteração no texto, basta entrar em contato com nosso time de suporte.
2.1. Reajustando o Contrato
Após fazer os filtros e estar com a listagem na tela, você tem duas opções para fazer o reajuste, muito simples. Utilizando o índice de reajuste que você cadastrou lá no contrato ou sem utilizar o índice.
A primeira é deixando a opção Usar Índices “Sim” (figura acima destacado em vermelho) utilizando o índice que você cadastrou lá no contrato (por exemplo IGPM, IPC, etc) e que também foi cadastrado lá na tabela de índices conforme já vimos neste manual. Ou seja, selecione os contratos que serão reajustados pelo índice, logo em seguida, clique no botão Reajustar no canto inferior esquerdo da tela, o sistema irá reajustar automaticamente todos os contratos que você selecionou, de acordo com o índice que você cadastrou e claro, alterar a data do próximo reajuste para o próximo ano lá na tela de contrato.
A outra forma de reajustar é sem utilizar o índice, que é quando a imobiliária negocia um valor que foi diferente do índice cadastrado, desta forma, você terá que informar o valor negociado, manualmente.
Selecione o contrato ou os contratos que deseja reajustar, logo em seguida, clique no botão Reajustar. O sistema irá abrir a tela abaixo, basta clicar no botão “Yes”.
Após clicar no botão “Yes”, o sistema vai abrir a tela abaixo para você informar o valor que negociou o reajuste. Eu coloquei 10000, perceba que não coloquei nem ponto, nem vírgula, ou seja, coloque a vírgula apenas se for colocar centavos.
Logo em seguida clique no botão “Confirmar” da figura acima que seu contrato foi reajustado para o valor que foi inserido no respectivo campo.
Caso você queira visualizar os contratos que já foram reajustados, você tem um relatório onde mostra exatamente essa informação, basta acessar o menu Relatórios/Contratos Reajustados, conforme mostra a figura abaixo.
Logo em seguida, colocar o período que deseja e clicar no botão “Imprimir”.
Após o sistema irá trazer o relatório (figura abaixo) com os contratos que foram reajustados dentro do período informado, colocando qual era o valor anterior ao reajuste, bem como, o valor após o reajuste.
