- Enviar boletos por e-mail e disponibilizá-lo na área restrita do site
Para você enviar os boletos por e-mail, bem como, disponibilizá-los na área restrita do seu site é necessário que já a remessa enviada tenha retornado (após processar o arquivo de retorno do banco) como “Entrada Confirmada”, logo em seguida, basta você selecionar o banco, o mesmo período (do envio da remessa) e marcar agora a opção “Enviado”, logo em seguida clicar no botão filtrar que o sistema irá listar toda sua remessa de boletos. Para enviá-los por e-mail e também automaticamente já disponibilizar no site, basta selecionar (caso não estejam todos selecionados na grade) e clicar no botão “Gerar PDF p/Email”. O sistema enviará tanto os e-mails para os locatários e já disponibilizará os boletos para consulta no Websafebusiness (Área Restrita).
Lembrete: Quem faz este envio é o robô que fica instalado e configurado no servidor. Normalmente ele tem uma pré-configuração de enviar de 30 em 30 minutos boletos e extratos.
Você pode consultar tanto no sistema SafeBusiness quanto também lá na área restrita se os boletos subiram para o site. No sistema, basta acessar o menu Controles/Controles de Boletos Exportados e fazer o filtro conforme demarcado em vermelho na figura abaixo, logo em seguida clique no botão Filtrar. Observe na grade o campo demarcado em verde na figura abaixo onde terá um “joinha” caso os boletos já tenham subido para o site (área restrita).
Na área restrita tem um menu chamado Controle de Envios que aparece apenas para os administradores (figura abaixo) onde é possível fazer alguns filtros, como por exemplo, Para você consultar todos os boletos enviados em Maio, por exemplo, basta você no campo “Datas Ações” limpar e fazer o filtro no campo Vencimento, colocando o mês que deseja pesquisar e ai sim, clicar no botão verde da tela chamado “Pesquisar”.
Você filtrar inclusive os e-mails que deram errado e já providenciar o reenvio do mesmo pela tela de Boletos Web também aqui na área restrita.
Em seu site existe um link que irá redirecionar o usuário para uma página do Web Safe Business, onde você como administrador, poderá consultar e enviar novamente uma segunda via de boleto por e-mail, por whatsapp (consulte seu plano) para seus clientes, consultar os extratos e Dimob dos proprietários ou eles mesmos acessarem e consultarem no caso do locatário uma segunda via de boleto, no caso do locador o recibo do repasse e Dimob. Em seu site acesse sua área restrita que logo em seguida você será direcionado para a tela abaixo.
Nessa página de consulta, você entrará com usuário e senha criado pela Guess. já seu cliente caso o mesmo não tenha se cadastro na sua área restrita, basta o mesmo clicar na opção “Não possuo cadastro” (figura acima) que o sistema irá abrir uma outra tela para ele realizar seu cadastro.
Seu cliente (locatário) se cadastra selecionando a opção cliente/inquilino e informando os dados e cpf/cnpj dele que contém no contrato, já seu cliente (locador) se cadastra escolhendo a opção Proprietário e informando os dados referente ao cpf/cnpj que tem no contrato feito com a imobiliária, posteriormente clicando no botão “Cadastrar”.
Posteriormente o cadastro sendo realizado pelo seu cliente, independente se é locador ou locatário, chegará um e-mail para a imobiliária validar/ativar este cliente, somente após esta ativação é que o seu cliente poderá ter acesso exclusivo as informações de segunda via de boleto (locatário) ou prestação de contas/recibo e dimob (locador).
Veja um exemplo na figura abaixo de uma tela de cadastro para seus clientes.
1.1. Acessando e/ou Visualizando a segunda via do boleto pela área restrita:
Acesse no menu lateral a opção Área do Cliente/Inquilino/Boletos Web que irá abrir a tela de consulta (figura abaixo), onde você pode fazer filtros, por data, por mês ou até mesmo digitar diretamente o número do documento do sistema, posteriormente clicar no botão “Pesquisar”.
Caso tenha dúvidas em o que significa cada recurso, o sistema web disponibiliza um botão chamado “Legenda”.
Quando seu cliente (locatário) entrar na área restrita só irão aparecer informações de boletos pertencentes à ele, você conectado como administrador, irá aparecer todos os boletos de todos os locatários.
O locatário recebe seu boleto sempre por e-mail, onde caso ele clique para visualizá-lo irá apresentar uma tela (figura abaixo) com os dados, valor e o pdf do boleto propriamente dito.
2. Visualização e Envio dos Extrato de proprietários.
Para você enviar os recibos por e-mail, bem como, disponibilizá-los na área restrita do seu site é necessário que os repasses já tenham sido efetuados/baixados.
Entre na tela de pagamento de proprietário (figura abaixo), filtre os repassados dentro de um período que deseja enviar os recibos, logo em seguida clique no botão filtrar para que eles apareçam na grade de resultado. Logo após, clique no botão “Marcar” para selecionar todos os repasses, depois basta clicar no ícone da impressora no canto inferior esquerdo, ir em prestação de contas/Todos os documentos selecionados.
Quando clicar nesta opção o sistema irá abrir uma tela (figura abaixo), onde você terá que selecionar a opção no campo “Tipo de impressora” Exportar para PDF, logo em seguida clique no botão Imprimir e aguarde o processamento ser feito. Claro que o tempo de geração, depende da quantidade que foi previamente selecionada.
Após a conclusão do envio, o robô que fica instalado no servidor é quem irá enviar os e-mails, bem como, disponibilizar as informações na área restrita do seu site.
Lembrando: em média o tempo para enviar os e-mail´s e subir para o site é de 30 minutos, igualmente acontece com o envio dos boletos.
O procedimento para seu locador se cadastrar é o mesmo descrito no item 1.
Você poderá consultar os dados/extratos de todos os seus locadores, já os mesmos se cadastrando e acessando o recurso, só irá aparecer informações pertinentes à ele
Caso tenha alguma dúvida para que serve cada recurso, basta clicar no botão “Legenda”.
Para visualizar o pdf do extrato do proprietário, basta clicar no botão pdf que o websafebusiness irá mostrar as informações (figura abaixo) de acordo com o proprietário selecionado.
EXPLICANDO COMO FUNCIONA OS FILTROS
Na figura abaixo o filtro entre datas em azul e também quando os campos “Mês” e “Ano” estão sem nenhum mês/ano selecionado o Websafebusiness irá filtrar apenas as ações, tais como, ações de abertura, erros.
Na figura abaixo é um exemplo, somente com os vencimentos de boletos dentro do mês de Junho do ano de 2021, sem priorizar datas de envios”.
