1. Introdução
Este documento tem a função de apresentar e explicar o funcionamento de um recurso que permite a Imobiliária (administrador) ter o controle de envios de boletos aos inquilinos.
O nome do recurso é Controle de Envios.
2. Controle de Envios
O recurso apresentado neste documento se encontra dentro do módulo de nosso sistema Web Safe Business e é acessado pelo caminho: Menu Lateral Esquerdo > Área de Cliente/Inquilino > Controle de Envios.
Figura 01 – Opção no Menu
O recurso consiste em uma campo/tela onde é possível verificar todos os envios de boletos aos inquilinos/clientes e consultar a situação de cada um destes envios, conferindo aberturas e possíveis erros.
Os filtros de pesquisas disponíveis no recurso (Controle de Envios) permitem que os documentos enviados sejam consultados por:
1. Empresa: campo “travado” com o nome da Imobiliária em questão;
2. Clientes/Inquilinos: uma listagem com todos os clientes/inquilinos que constam na base da imobiliária;
3. Vencimento: ano e mês dos vencimentos dos documentos a serem listados;
obs . as opções de ano são preenchidas consultando a base de boletos da imobiliária, criando um range entre o maior e menor ano existente;
4. Ações: qual a situação do envio dos documentos a serem consultados (Todos, Enviados e Erros);
5. Datas ações: são informações das datas quando ocorreram as ações relacionadas às situações acima;
6. Documento: o número do documento, propriamente dito;
7. Campo Livre: um campo livre que, se informado, “olha” e trás no resultado algumas informações relacionadas aos documentos. Informações como: nome do inquilino, CPF, linha digitável, e-mail e nome do arquivo.
Figura 02 – Filtros
Quando feita uma pesquisa selecionando o filtro Ações como TODOS, o recurso apresenta um dashboard com o resumo quantitativo de todos os documentos, que atendam os critérios informados na pesquisa. Por padrão, o recurso traz o dia vigente na data de ocorrências e com o filtro Ações informado como TODOS.
Figura 03 – Resumo em dashboard
A listagem das pesquisas traz um resumo dos dados dos documentos localizados, com informações de inquilino, valor, vencimento, situação e outros mais e também, um resumo simples, com a descrição do que ocorreu em cada situação, sendo:
1. Abertos: Enviado para endereco@email – Documento aberto em XX/YY/XXYY às XX:YY;
2. Erros: Código do Erro | Descrição do erro. endereco@email;
3. Enviados: Documento enviado em XX/YY/XXYY às XX:YY para endereco@email.com.
3. Reenvio de Mensagem
Um grande diferencial neste recurso é a opção de Reenvio de Mensagem de boletos, para casos que tenham algum erro no envio original.
Para utilizar o Reenvio de Mensagem, basta verificar na listagem os envios com ERRO e clicar no ícone do “envelopinho” que se encontra na frente do nome do inquilino, veja:
Figura 04 – Ícone Reenvio de Mensagem via E-mail e WhatsApp
Ao clicar no ícone do envelopinho, um modal se abre mostrando os dados do documento e do inquilino, bem como um campo para conferência do(s) e-mail(s) do endereço de e-mail enviado. Permite também a inclusão de um novo e-mail para o reenvio.
Figura 05 – Modal Reenvio de Mensagem
Vale ressaltar que sugerimos a informação de um outro endereço de e-mail, diferente do utilizado para o envio original pois isso vai reduzir as chances de que o erro se repita (dependendo da natureza do erro).
Importante – Ao realizar o reenvio com sucesso, o documento é atualizado com a data da ação e, se informado um novo e-mail, este é atualizado no cadastro do inquilino.
Além do Reenvio de Mensagem por e-mail, é possível o envio via WhatsApp! Assim como no reenvio por e-mail, basta clicar no ícone do aplicativo WhatsApp que um modal será aberto com as informações do documento e do inquilino, bem como um campo para inclusão do número para qual a mensagem de whatsapp deve ser enviada.
Obs . utilizando o sistema no desktop o usuário será enviado para o WhatsApp Web, caso esteja utilizando no celular, será direcionado ao aplicativo WhatsApp.
5. Informativos Pró-Ativos
Complementar a este recurso, temos em nossa plataforma uma tarefa que é realizada automaticamente e, lê os documentos ABERTOS e com ERROS, do dia anterior e, envia através de e-mail para o responsável da Imobiliária, a listagem dos documentos que foram abertos ou tiveram problemas.
Isso permite aos gestores e responsáveis, agirem previamente a possíveis reclamações de seus inquilinos, pelo não recebimento dos documentos.
Para obter mais esse recurso, é necessário solicitar ao nosso Time de Suporte através da abertura de Ticket ou envio de e-mail com o Título/Assunto:
Solicitação Informativos Pró-Ativos – (Nome da Imobiliária) – (Cidade)
No corpo do ticket, informar o Nome da Imobiliária e cidade, o nome da pessoa que irá receber e o endereço de e-mail para o qual deverá ser enviado a listagem.
Prazo para a entrega é de até 04 dias úteis após a solicitação.
6. No campo
Neste documento você aprendeu sobre como utilizar ao máximo os recursos do campo Controle de Envios do Web Safe Business.
Este campo tem o objetivo de oferecer à imobiliária mais uma ferramenta de gestão, otimizando suas ações de gestão em suas imobiliárias.
